Где брать запчасти для мастерской — поставщик, Китай, донор

Вопрос «где взять деталь» кажется простым, пока не посчитаешь. В прайсе одна цифра, у поставщика рядом — вдвое больше, а из Китая втрое меньше, но через три недели. Аппарат тем временем занимает полку, клиент звонит, а мастер уже потратил час на поиск. Деталь стоит не столько, сколько написано в объявлении.

Четыре источника, и у каждого своя роль

В мастерской, которая работает не первый месяц, деталь приходит одним из четырёх путей. Они не конкурируют — каждый закрывает свой случай.

Местный поставщик или опт. Дороже всего, но деталь у вас сегодня или завтра, её можно вернуть, и есть с кого спросить за качество. Единственный вариант, когда аппарат нужно отдать быстро.
Заказ из Китая напрямую. Дешевле всего и дольше всего. Имеет смысл, когда вы заказываете не одну деталь под конкретный ремонт, а пополняете склад тем, что точно понадобится. Подробно — в отдельной статье «Запчасти из Китая».
Донор: разборка, неремонтопригодные аппараты, остатки. Почти бесплатно и часто единственный путь, когда деталь уже не выпускают. Минус — непредсказуемость: донор тоже был в работе, и ресурс у него неизвестен.
Ремонт самой детали. Перепаять разъём, заменить несколько компонентов на плате, перебрать механику. Часто быстрее и дешевле любой доставки — если есть руки и оборудование под это.

Считайте полную цену, а не цену в прайсе

Это главная мысль статьи. Деталь за 300 грн с доставкой за 90 грн и неделей ожидания — это не 300 грн. К цене всегда добавляется как минимум четыре вещи.

Доставка. Очевидна, но её регулярно забывают внести в себестоимость ремонта.
Время мастера на поиск. Полчаса на то, чтобы найти нужный артикул и сверить совместимость, — тоже деньги, просто их никто не записывает.
Простой аппарата. Пока деталь едет, аппарат занимает место, клиент нервничает и звонит, а деньги за ремонт ещё не получены.
Риск. Пришло не то, пришло битым, не подошло по ревизии платы. Чем дешевле и дольше — тем риск выше.

Полезное упражнение: один раз посчитайте по прошлым ремонтам, сколько дней в среднем аппарат ждёт деталь. Если выходит больше недели — вы уже платите за это ссорами с клиентами, просто не видите счёта.

Когда что выгоднее

Простого правила нет, но две границы видны сразу.

Берите у поставщика рядом, когда: клиент ждёт и вы пообещали срок; деталь ответственная и от неё зависит безопасность; ремонт гарантийный и возврат детали должен быть возможен; сумма ремонта небольшая, и неделя ожидания съест всю выгоду.

Заказывайте заранее и дешевле, когда: это расходное (шлейфы, разъёмы, крепления, термопаста, сетки, прокладки); вы видите по своим ремонтам, что позиция расходуется регулярно; деталь дешёвая, и даже брак в партии не страшен.

Ищите донора, когда: деталь снята с производства; новая стоит как половина аппарата; нужен корпус, шлейф или механика, где износ виден глазами.

Ремонтируйте саму деталь, когда: поломка локальная и очевидная (разъём, обрыв, один компонент) и вы уверены, что нашли причину, а не следствие.

Донор — это не всегда экономия

Деталь с разборки соблазняет нулём в графе «цена», но у неё есть скрытая стоимость. Её надо выкрутить, проверить и не повредить при снятии — это время мастера. Её ресурс неизвестен: плата с донора могла стоять в аппарате, который залили. И если она умрёт через два месяца, вы вернёте деньги или сделаете второй раз бесплатно — а детали в том же состоянии у вас может уже не быть.

Практическое правило: на деталь с донора стоит давать ту же гарантию, что и на новую, но закладывать её стоимость в цену работы — и обязательно предупреждать клиента, что деталь б/у. Как это объяснять — в статье «Гарантия на ремонт».

Артикул важнее названия

В живых группах, где ищут детали, половина объявлений выглядит как «нужна чаша к комбайну, модель не знаю». Такую деталь ищут часами и всё равно привозят не ту. Приучите себя и приёмщика сразу фиксировать три вещи: полную модель аппарата (не «Samsung», а то, что написано на шильдике), ревизию платы, если она есть, и артикул самой детали, если на ней что-то нанесено.

Одинаковый с виду шлейф в двух ревизиях одной модели может быть разным. Проверять совместимость надо до оплаты, а не после.

Что из этого берёт на себя программа

Учёт запчастей в программе закрывает ту часть, где теряются деньги и детали.

Позиция на складе — название, филиал, остаток, закупочная цена последнего прихода, цена продажи и поставщик. Отдельного поля под артикул нет, поэтому артикул и ревизию пишите прямо в названии позиции — тогда деталь находится поиском, а не памятью.
Движение, а не правка цифры. Остаток меняется только движениями: приход, списание в ремонт, возврат с ремонта, списание без ремонта с причиной, инвентаризация. Видно, куда ушла каждая деталь.
Строка сметы «со склада» подставляет название и цену продажи, а себестоимостью берёт закупочную цену на день списания. Удаляете строку или квитанцию — деталь возвращается на склад.
Минимальный остаток. Поставьте минимум тем позициям, что расходуются постоянно, — и отбор «заканчиваются» станет готовым списком того, что пора заказывать. Это главный инструмент против «детали нет, клиент ждёт».
Поставщики — отдельный справочник; поставщика можно назначить бренду, и тогда заявка на детали уйдёт письмом именно ему.

Чего программа не делает: она не считает доставку и растаможку отдельно. В закупочной цене лежит ровно то, что вы вписали при приходе, — поэтому вписывайте туда полную стоимость с доставкой, иначе себестоимость ремонта будет красивее правды. Порядок на складе подробнее — в статье «Склад запчастей в мастерской».

Коротко

Источников четыре: поставщик рядом, Китай, донор, ремонт самой детали — каждый под свой случай.
Цена детали — это цена плюс доставка, плюс время на поиск, плюс простой аппарата, плюс риск брака.
Клиент ждёт и срок обещан — берите дороже и рядом; расходное и предсказуемое — заказывайте заранее.
Донор спасает там, где деталь не выпускают, но предупреждайте клиента и закладывайте риск в работу.
Записывайте полную модель, ревизию и артикул сразу — иначе привезут не то.
В программе: минимальный остаток и отбор «заканчиваются» — это и есть список на заказ; доставку вписывайте в закупочную цену сами.